Digitalizácia nie je len o technológii, ale hlavne o ľuďoch, procesoch a rozumných rozhodnutiach. Mnohé firmy si stále myslia, že stačí nasadiť nový softvér a všetko sa zázračne vyrieši. Prečo to tak nefunguje? A ako môže AI a automatizácia naozaj pomôcť, namiesto toho, aby len pridala ďalší chaos?
O tom sme sa rozprávali s Lukášom Richterom a Liborom Bešenyi, ktorí sa predstavia na našom najnovšom workshope „Od papierov ku digitalizácii: Multi-agentová AI v praxi“.
Spojíme analýzu procesov s praktickými ukážkami automatizácie a umelej inteligencie, aby ste videli, ako môže AI skutočne pomôcť firmám fungovať efektívnejšie a jednoduchšie.
Prečo firmy často narážajú na problémy pri prechode od papierových procesov k digitalizácii?
Richter: Tých príčin je viac. Azda najzásadnejšia je očakávanie magickej „digitalizačnej“ tabletky, ktorá vyrieši všetky ich súčasné problémy. Avšak zabúdajú na domácu úlohu – definovanie vízie, kam sa chcú posunúť, a najmä na usporiadanie svojich procesov.
Mali sme zákazníka z oblasti potravinárstva, kde napriek štyrom informačným systémom bola väčšina výroby riadená jedným listom papiera s poznámkami. Viete, koľko excelov, e-mailov, telefonátov a reportov potrebovali na výrobu jednej zákazky? Presne 251!
Čo je kľúčovým faktorom úspešnej digitalizačnej stratégie?
Richter: Tých faktorov je určite viac. S Liborom často hovoríme, že pre úspech projektu musia byť splnené tri podmienky: musí priniesť hodnotu zákazníkovi, firme aj zamestnancom. Radi spolupracujeme s firmami, kde vieme nastaviť dlhodobejšiu stratégiu. Nejde len o digitalizáciu jednotlivých procesov, ale o posun biznisu o jednu či dve úrovne vyššie. Digitalizácia môže byť práve tým, čo to umožní.
V ktorých oblastiach podnikania dokáže umelá inteligencia priniesť najväčšie zefektívnenie procesov?
Richter: Existuje množstvo rutinných činností, ktoré sú zbytočne komplikované. Kancelárie sú nimi doslova preplnené. Dôležité však je, aby využitie umelej inteligencie prinieslo reálnu hodnotu a zároveň spĺňalo očakávania z hľadiska návratnosti investície.
Teším sa na diskusie počas workshopu, pretože tam takéto témy často pomenúvame konkrétne. Napríklad v advokátskej kancelárii AI pomáha so spracovaním pošty, v marketingovej agentúre s prípravou príspevkov na sociálne siete, na HR oddelení znižuje administratívnu záťaž a umožňuje automatizáciu rôznych workflow. Tých možností je naozaj veľa.
Aké sú najčastejšie obavy manažérov pri zavádzaní AI do firemných procesov?
Richter: Manažéri sa často boja zmeny – nevedia si ju predstaviť a uvedomujú si odpor zamestnancov. V mnohých prípadoch ani nevedia, kam presne zamerať svoju pozornosť. Pomáhame im s tým – od definovania digitalizačnej stratégie až po výber vhodných procesov.
Bešenyi: Doplnil by som, že na trhu pôsobí množstvo firiem, ktoré v rámci marketingu sľubujú prakticky to isté. PR článok o multikriteriálnych systémoch síce nevznikne, ale video, ktorému každý rozumie, áno. Kvalita týchto firiem je však veľmi rozdielna, a ak firmy nemali „šťastnú ruku“ pri prvých pokusoch s digitalizáciou, stávajú sa voči nej skeptickými.
To súvisí aj s ďalším problémom – paralýzou rozhodovania. Marketing „big-tech“ firiem ako OpenAI je taký masívny, že mnohé firmy stále čakajú na zázračné riešenie, ktoré vyrieši všetky ich problémy bez námahy. Krajiny ako Slovensko, ktoré tradične patria skôr medzi „followerov“, preto odkladajú svoje investície do digitalizácie a zbytočne váhajú.
Ktoré firmy majú najväčší potenciál profitovať z multiagentovej AI?
Bešenyi: V podstate všetky. Multiagentové systémy sú len honosný názov pre zapojenie viacerých „AI nástrojov“ a modelov v automatizačnom reťazci. Vďaka tomu je možné digitalizovať takmer každý proces. Ako však spomínal Lukáš, nie všetko je aj užitočné.
Bez hlbokého porozumenia toho, kde sa nachádzam, kam smerujem a prečo, môžu títo agenti spôsobiť vyššie náklady alebo dokonca spomaliť firmu v ďalších fázach, o ktorých si menšie a začínajúce podniky často ani neuvedomujú, že ich čakajú.
Multiagentové systémy sú určite riešením pre digitalizáciu komplexných procesov, no podobne ako na prelome milénia, keď si každý programoval vlastné ERP alebo CRM – čoho nevýhody vidíme dodnes – je potrebné postupovať opatrne aj pri využívaní AI agentov. Nekontrolovaná digitalizácia sa totiž môže ľahko zmeniť na nočnú moru. Aj v oblasti AI platí osvedčené pravidlo z IT: technológia má byť prostriedkom na podporu biznisu, nie jeho brzdou.
Kde sa v podnikových procesoch najčastejšie skrýva neefektivita, ktorú možno odstrániť?
Richter: Mnohé firmy si myslia, že väčšina príčin ich neefektivity sa nachádza mimo nich – u zákazníkov, dodávateľov alebo na trhu – a že ich vlastná firma je iba obeťou externých faktorov. Keď však zrealizujeme analýzu, ukáže sa niečo iné. Väčšina problémov vzniká nesprávnym odovzdávaním informácií medzi oddeleniami a vzájomným neporozumením.
Často sa až počas analýzy ukáže manažmentu, ako firma skutočne funguje – kto s kým a akým spôsobom spolupracuje. Kľúčom k úspechu je zjednodušovanie procesov, znižovanie počtu nevyhnutných vstupov (maily, excelové tabuľky…), eliminácia zbytočných medzikrokov a celkové zefektívnenie práce.
Na čo sa sústrediť pri analýze a optimalizácii firemných procesov pred digitalizáciou?
Richter: Začal by som ešte krokom pred samotnou analýzou: definovaním vízie a získaním podpory ľudí. Veľmi sa mi osvedčilo ešte pred začiatkom analýzy spoločne s tímom zadefinovať, ako sa využije ušetrený čas. Otvorene pomenovať obavy aj očakávania. Často sa ukáže, že napríklad HR oddelenie nechce tráviť toľko času administratívou, ale radšej sa viac venovať zamestnancom vo výrobe. S takouto víziou sa potom dá lepšie pracovať.
Pokiaľ ide o samotnú analýzu, je dôležité nezameriavať sa len na drobné problémy, ale pozrieť sa na biznis model a stratégiu firmy ako celok. Oplatí sa vykonať detailnú analýzu, zachytiť všetky používané dokumenty a podrobne popísať aktuálne procesy vrátane ich časovej náročnosti. Používané metodiky prispôsobujeme konkrétnej situácii.
Ktoré princípy LEAN a Quick Response Manufacturing (QRM) pomáhajú firmám pripraviť sa na automatizáciu?
Richter: Obe metodiky majú mnoho spoločných prvkov, no zároveň sa v niečom líšia. Lean je skôr vhodný pre klasické výrobné odvetvia, ako je automobilový priemysel, zatiaľ čo QRM sa viac hodí pre projektovo orientované firmy, malé série alebo poskytovateľov služieb.
Silnou stránkou oboch prístupov je orientácia na zákazníka a vytváranie hodnoty pre neho. Cieľom je zároveň znižovanie nákladov, skracovanie procesov a neustále zlepšovanie. Medzi ďalšie dôležité princípy patrí tvorba autonómnych tímov a posilňovanie rozhodovacích kompetencií zamestnancov.
LEAN a QRM však nie sú len o efektivite – integrálnou súčasťou týchto metodík je aj rešpekt k ľuďom. A práve na to sa často zabúda. Ak sa k týmto prístupom pristupuje správne, neprinesú len zvýšenie produktivity, ale aj vyššiu spokojnosť a kvalitu práce zamestnancov.
Aké prekážky musia podniky prekonať pri zavádzaní AI do každodennej praxe?
Richter: Celkovo je AI akosi mýtizovaná. Koluje o nej množstvo poloprávd a nezmyslov. Ako hovorím, treba dvakrát merať a raz digitalizovať. Hlavnou prekážkou môže byť vrhnutie sa do nesprávneho riešenia. Takýto krok spáli množstvo zdrojov a spôsobí stratu toho najcennejšieho – dôvery spolupracovníkov vo firme.
Kde možno očakávať najväčší pokrok v oblasti AI a digitalizácie v najbližších rokoch?
Richter: Aktuálny vývoj je extrémne rýchly, preto si netrúfam presne odhadovať. V oblasti procesného zlepšovania vidím nástup AI v oblasti kurzov a mentoringu základných metodík. Stále silnejšie sú aj nástroje na rozpoznávanie obrazu a videa – napríklad pri realizácii auditu 5S. Významne napreduje aj strojové spracovanie dát na analytické účely. Možností je skutočne veľa. Nezávidím novým juniorom, ktorí vstupujú do tejto oblasti bez skúseností.
Bešenyi: To, čo sa dnes označuje ako AI, je len jej čiastková súčasť (jeden z potrebných agentov). Generatívna AI si neprávom „ukradla“ pojem AI. Ak sa však pozrieme na umelú inteligenciu ako na celok, v kombinácii s procesmi smerujeme k semi-autonómnym firmám. Spolupracujeme s prvými priekopníkmi v Česku a na Slovensku – firmami, ktoré automatizujú väčšinu procesov od zberu požiadaviek klienta až po výrobu produktu.
V dnešnej dobe rozhoduje rýchlosť, flexibilita (možnosť prispôsobenia) a cena. Človek tu zohráva úlohu učiteľa, rozhodcu a audítora – v podstate garanta. Ak sa majú naplniť obrovské investície do AI, bude nevyhnutné zvýšiť globálny HDP. Preto mnohí technologickí nadšenci (vrátane nás v Xolution) očakávajú postupný vznik plne autonómnych firiem.
Nepôjde o náhradu existujúcich firiem, ale o vznik úplne nových. Často pôjde o disruptívne projekty, keďže súčasný trh je extrémne saturovaný konkurenciou. AI by mala umožniť vznik nových trhov, no technologicky tam ešte nie sme – a zatiaľ nevidno ani svetlo na konci tunela. Mnohé investície rizikového kapitálu do AI budú pravdepodobne odpísané. Robiť akékoľvek predikcie je ako veštiť z čajových lístkov.
Kto by si nemal nechať ujsť tento workshop a čo si z neho odnesie do praxe?
Richter: Ak firma myslí digitalizáciu a AI skutočne vážne a chce ich správne uchopiť. Náš workshop nie je teória z kníh – všetko máme odskúšané v prostredí slovenských a českých firiem. Pracovali sme naprieč segmentmi – od advokátov, lekárov a poisťovní cez výrobné podniky až po úrady.
Ukážeme ucelený prístup k digitalizácii. Keď som začínal, podobný koncept mi chýbal, preto sme sa rozhodli túto hodnotu priniesť. Účastníci sa môžu pripraviť na množstvo informácií, konkrétnych príkladov z praxe a inšpirácie aj zo zahraničia. Predstavím napríklad aj prístup japonskej Toyoty.
Prečo je networking neoddeliteľnou súčasťou úspešného zavádzania AI do podnikania?
Richter: V dnešnej dobe jednotlivec sám veľa nezmôže. Skutočne hodnotné inovácie firmy získavajú iba úzkou spoluprácou s overenými partnermi, ktorí si navzájom dôverujú. Teším sa na stretnutia – sám si z nich vždy odnášam množstvo cenných poznatkov. Pozývam všetkých do našej komunity.
TEXT: Natália Stašíková, Lukáš Richter a Libor Bešenyi
FOTO: Lukáš Richter a Libor Bešenyi
